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Cómo escribir o redactar un correo electrónico

escribir correctamente un correo electrónico

Con el paso del tiempo, el uso de los correos electrónicos están en aumento, y con ello, la preocupación por escribir correctamente. Dependiendo de con quién te vayas a comunicar a través del envío de un email, tendrás que adoptar una forma de comunicar.

Es de suma importancia el saber escribir de forma correcta un correo electrónico, esto te llevará a tener un mejor canal de comunicación, ya sea con los clientes, con los compañeros de trabajo, o porque vayamos a hacer una campaña de email marketing.

Por esto y mucho más, queremos dejarte unos consejos que tendrías que tener en cuenta a la hora de redactar un correo electrónico de forma correcta, con esto evitarás confusiones en la interpretación, y una mejor apariencia en Internet.

Consejos para escribir un correo electrónico

Nuestro primer paso es saber e identificar quién es nuestro interlocutor, un interlocutor son aquellas personas que están o van a participar en un dialogo, por lo tanto, tendrás que identificar a quien o quienes vas a enviar un email.

Existen distintos perfiles de Interlocutores:

  • Para Newsletter
  • Enfocado a Ventas
  • Correos Personales
  • Personas desconocidas

1. Estructurar el correo electrónico

Antes de empezar a escribir, primero tenemos que organizar todo lo que quieres comunicar a tu interlocutor, este es un paso importante, ya que muchas personas, empiezan a escribir lo que piensan, y acaban con un email desorganizado y sin sentido, que difícilmente pueda entenderse.

Un consejo a la hora de organizar las ideas a comunicar, es utilizar la secuencia “Principio, Medio, Final

El Principio es una introducción, en el medio es el desarrollo de la comunicación, y el final la conclusión y despedida.

Es una buena forma de distribuir la idea que tienes en la cabeza, no hace falta que escribas párrafos enormes, con 3 o 4 líneas podemos transmitir el mismo mensaje y de forma mas eficiente, sin aburrir a nuestro destinatario.

2. Misma fuente de la letra y tamaño

Una regla general que nadie se puede saltar, sin importar quién sea nuestro interlocutor, es utilizar siempre el mismo tipo de fuente de letra, y el mismo tamaño, para todo nuestro correo electrónico.

3. No abusar de las negritas y cursivas

escribir correos para vender

Otra norma general, es no abusar de las negritas y cursivas, el uso abusivo hace que el email sea difícil de leer. Únicamente utilízalo cuando quieras resaltar un dato importante, una fecha y hora importante, etc.

4. Nunca utilices mayúsculas

Dentro de la ley de Internet, hay algo que todo el mundo respeta, y son las mayúsculas. Las mayúsculas en Internet es una falta de respeto en la vida real. Escribir un email entero en mayúsculas es horrible, la otra persona lo interpretará como desesperación y falta de respeto.

Por escribir en mayúsculas no te van a leer mejor, si no al contrario, es negativo ese comportamiento. Por lo tanto, nunca escribas párrafos o emails enteros en mayúsculas.

5. Breve y conciso

Ten en cuenta, que la persona que tendrás al otro lado de la pantalla leyendo tu email, también tendrá muchas otras tantas cosas que hacer, por lo tanto, tenemos que ser breves y concisos.

En muchas ocasiones, redactar un texto muy largo, puede ser suficiente motivo para que la otra persona se confunda, desvíe la atención a otras tareas, y se pierda del asunto principal del email.

A no ser que el interlocutor te pida un e-mail largo explicando algo en concreto, siempre intenta ser breve y conciso.

6. El “Asunto” es importante

Dentro de la estructura de un email, el “Asunto” es la zona más importante, y a la que le tenemos que dedicar algo de tiempo para escribirlo correctamente. Como seguramente te pasará a ti, también le pasará a tu destinatario, y es que todos nuestros emails están siempre llenos, con correos nuevos por abrir.

Un email con un Asunto poco relevante que no aporte nada de información y no destaque, puede perderse perfectamente entre otros correos y ser olvidado para siempre. Por eso, dedicar algo de tiempo a redactar un buen “Asunto“, ayudará a aumentar la tasa de apertura de nuestro emails.

Un consejo: Primero escribe el mensaje, y posteriormente redacta tu “Asunto“, esto te ayudará a tener fresco el contenido de tu mensaje, pudiendo ser más concisa en la parte del Asunto.

7. Sé educado y claro

Una vez tenemos redactado nuestro correo electrónico, debemos verificar siempre de nuevo palabra por palabra. Esto ayudará a que podamos modificar algún error gramatical, alguna palabra mal escrita, etc.

Cuando estés escribiendo un correo electrónico profesional, olvídate de las jergas, y escribe con educación y claridad. Sé conciso, no lo olvides.

Si tu interlocutor es alguien profesional, intenta evitar el uso de asuntos personales, no le escribas “ayer te vi en tal lugar“, céntrate en el trabajo, y en su ambiente, sin asuntos innecesarios que desvíen la atención del destinatario.

Además, el uso de las palabras “Gracias” , “Por favor” y “Disculpe” siempre son bienvenidas en el ámbito profesional, y deberían ser utilizadas (sin ser abusivas).